El Dr. Santiago Brie, investigador de la Universidad Internacional Iberoamericana de México (UNINI México), colabora en un estudio que presenta un método que acelera la recolección y el análisis de datos para agilizar los procesos de adquisición de las empresas en tiempo real.
En el actual panorama empresarial en constante evolución, supervisar las actividades de los diversos departamentos de una empresa puede resultar desafiante. Los métodos tradicionales de recolección y análisis de datos a menudo provocan confusión y limitada visibilidad interdepartamental. Afortunadamente, la aparición de los sistemas de información modernos, como los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés), brindan a las organizaciones una solución a estos problemas.
Los sistemas ERP ofrecen un repositorio centralizado para los datos de una organización, asegurando un acceso rápido a la información a todos los departamentos. Al ver la organización en su conjunto como un sistema único y a los departamentos individuales como subsistemas, los sistemas ERP integran y automatizan los datos de manera transparente. Al actuar como potentes softwares de gestión de los procesos empresariales, los sistemas ERP agrupan la información crucial tanto interna como externa, tales como las finanzas, las adquisiciones y la gestión de las relaciones con los clientes. A medida que diversos eventos ocurren en una organización, estos sistemas los capturan en registros estructurados, que sirven como un historial fácilmente accesible para el análisis y la evaluación.
Los auditores tienen dificultades para identificar los errores contables o las actividades fraudulentas debido a la limitación de los sistemas tradicionales y las herramientas condicionadas que dificultan su detección. Las organizaciones necesitan conocimientos amplios para tomar decisiones empresariales informadas, por ello, la optimización de los procesos internos resulta fundamental. El enfoque de modelado de los procesos requiere una importante inversión y, frecuentemente, los modelos y sistemas quedan desactualizados. Es aquí donde la tecnología de la minería de procesos brilla. Al extraer automáticamente los datos de los registros de las actividades, la minería de procesos ofrece una solución dinámica que complementa y actualiza eficientemente los modelos de los procesos.
Esta tecnología emplea diversas herramientas, estrategias y métodos para analizar los registros de las actividades y extraer información útil. Identifica, monitorea y mejora de manera precisa los procesos del mundo real, desplegando métricas clave como el rendimiento, los cuellos de botella y las variaciones que impulsan el análisis de los procesos. Los sistemas ERP, al ser entornos ricos en datos, son una excelente fuente para la minería de procesos. A medida que los procesos en tiempo real se desarrollan dentro de un sistema ERP, los datos que se generan actualizan con precisión el modelo, promoviendo la agilidad de las organizaciones para adaptarse a los requisitos cambiantes.
Desde una perspectiva práctica, el dominio de la aplicación principal de la minería de datos es la fase de descubrimiento, donde se revelan y se analizan los modelos de los procesos basados en un amplio análisis de registros de actividades que ofrecen información similar dentro de entornos específicos. Integrando algoritmos diversos y aprovechando los registros de actividades, la minería de procesos brinda una completa síntesis actualizada automáticamente de los modelos, capturando y visualizando de manera efectiva los flujos de control y las operaciones empresariales en tiempo real.
La conformidad, un aspecto crítico del análisis, se enfoca en la evaluación de la precisión de los modelos al analizar los patrones procesuales descubiertos o ideales en comparación con las situaciones de la vida real. Cualquier desviación detectada durante el análisis, permite a los auditores y a los responsables de tomar decisiones identificar quién, qué, cuándo y dónde dentro de un determinado proceso causan desviaciones dentro de los mismos, facilitando la vigilancia de los problemas relacionados con los incumplimientos de las políticas, los defectos en la eficiencia u otras violaciones procedimentales. A través de una comparación precisa, este esfuerzo analítico impulsado por los sistemas ERP asegura la transformación óptima de la percepción en acción en el dinámico mundo empresarial.
En conclusión, es evidente que el aprovechamiento de los sistemas ERP junto con la tecnología de minería de procesos permite a las organizaciones superar los obstáculos tradicionales, mejorar la eficiencia y orientar las tomas de decisiones, donde entra la compra o venta de una organización, basadas en datos.
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La Universidad Internacional Iberoamericana de México (UNINI México) ofrece la Maestría en Ciencias de Datos Aplicada a la Inteligencia de Negocios. Un programa que capacita a los estudiantes para desarrollar productos y servicios basados en el análisis estratégico de datos que aportan nuevo valor para las empresas.
